業務の属人化からの脱却：属人化の量は「担当者の記憶に置いたままの分岐の数」で数える

属人化しているかどうかは、分岐がどこに置かれているかで決まる

属人化を「その人しかできない仕事がある状態」と定義すると、対策が人の育成に寄ります。しかし買取業で実際に損失を出しているのは、同じ場面で人によって違う処理が選ばれる状態です。この2つは似て見えて、打ち手がまったく違います。

判断の分岐は、置き場所が3つあります。担当者の記憶か、文書か、端末の入力条件かです。記憶に置いた分岐は、繁忙時に飛びます。文書に置いた分岐は、守るかどうかを現場が選べます。入力条件に置いた分岐だけが、選択の余地なく実行されます。

したがって属人化の量は、入力条件として実装されていない分岐がいくつ残っているかで数えられます。これは主観ではなく、買取端末の画面を見れば数えられる量です。

この数え方を採ると、対策の優先順位が自動的に決まります。分岐の数が多い店ほど、人を育てるより先に、分岐を潰すほうが効きます。

記憶に置かれたままになりやすい分岐は、決まっている

第14条第1項は、営業所または取引の相手方の住所・居所以外の場所で、古物商以外の者から古物を受け取ることを禁じています。仮設店舗は事前の届出があれば可能です。この判断が担当者の記憶にあると、客の都合に合わせて受取場所が動きます。 違反は第32条により1年以下の拘禁刑または50万円以下の罰金です。

第15条第1項の確認措置は、非対面であれば施行規則第15条第3項に13号が列挙されています。どの号で運用するかを店として決めていない場合、担当者が毎回選ぶことになります。どの措置をとったかは第16条の帳簿に記載されるため、選択のばらつきは後から帳簿に残ります。

施行規則第16条第1項は確認が免除される金額を1万円未満と定め、同条第2項は1万円未満でも確認が要る7品目を定めています。自動二輪車及び原動機付自転車、エアコン室外ユニット等、家庭用コンピュータゲームのプログラムを記録した物、光学的方法により音又は影像を記録した物、電線、金属製グレーチング、書籍です。この判定を人が覚えている限り、判定漏れは確率の問題として発生し続けます。

査定額の上限と、滞留在庫をいつ処分するかも同じ性質の分岐です。この2つは罰則が付かない代わりに、粗利へ直接効きます。 どちらも記憶に置くと、人によって違う金額と違う日数で運用されます。

管理者を選任しても、属人化は解けない

第13条第1項は、営業所または古物市場ごとに管理者を1人選任する義務を定めています。第13条第2項により、未成年者や第4条第1号から第7号の欠格事由に該当する者は管理者になれません。選任は営業所ごとの義務であって、店内の判断を揃える仕組みではありません。

第13条第3項は、管理者に、不正品かどうかを判断するために必要な知識・技術・経験を得させる努力義務を定めています。対象は管理者です。管理者が詳しくなることと、カウンターに立つ全員が同じ処理をすることは別の話です。

むしろ、管理者に知識が集中するほど、現場は「分からなければ聞く」運用になります。聞ける人がいる状態は、分岐が記憶に置かれたままでも回ってしまうため、属人化を温存します。 管理者が休んだ日に処理が止まるなら、それは分岐が実装されていない証拠です。

第13条第3項の努力義務を果たす対象と、分岐を潰す対象を分けて考えてください。真贋の判断のように条文が人の判断を前提にしている領域は、管理者の知識で担保します。 一方、金額と品目で機械的に決まる判定は、人の知識に頼らずに実装します。

分岐ごとに、入力条件へ移すものと人に残すものを分ける

いちばん高くつく属人化は、仕入原価の属人化である

買取業では、査定額がそのまま仕入原価になります。 一般の小売業のように仕入先の価格改定で原価が動くのではなく、自店の判断が原価を決めます。査定が属人化しているということは、同じ商品の原価が人によって違うという状態です。

この状態では、粗利率が落ちたときに原因を分解できません。相場が下がったのか、特定の査定者が高く買っているのかを、感覚では区別できないためです。査定額・査定者・買取日・売価・売却日を1点ごとに1本の線でつないでおくと、初めて査定者別の粗利率が出せます。

中小企業実態基本調査（令和6年確報／法人企業・小売業、母集団236,813社）では、従業者5人以下の小売業が粗利率31.7%・営業利益率0.2%、6〜20人が31.2%・1.5%です。粗利率は小規模帯のほうが高いのに、営業利益率は7倍以上の差がついています。買取業に限定した統計ではありませんが、自店を当てる物差しとしては使えます。

差を作っているのは在庫回転期間で、5人以下55.9日に対し6〜20人32.6日です。属人化の議論を粗利率だけで進めると、この回転の差を見落とします。 原価の属人化と、次に述べる在庫の属人化は、別々に潰す対象です。

在庫にも属人化が起きる。「あの人が値付けした在庫」は誰も触らない

買取業は支払いが先行する商売です。客にはその場で現金を渡し、回収は売れてからになります。在庫が滞留した分だけ、次の買取に回せる現金が減ります。

その在庫に、値付けをした担当者の名前が事実上ひも付いていると、他の人が値下げや古物市場への売却を判断できなくなります。「本人に確認してから」という一手間が入るだけで、判断は先送りされます。 滞留は、こうして日単位で積み上がります。

解消の方法は、判断者を変えることではなく、判断の起点を人から日数へ移すことです。仕入日からの経過日数で在庫を並べ、一定日数を超えた在庫が自動的に一覧へ上がる形にすると、誰が値付けしたかは処理の条件から外れます。

何日で処理するかの正解は、扱う区分と販路によって変わるため、業界の一次情報からは出せません。自店の帳簿と売却実績から、区分ごとの経過日数と粗利の関係を作るしかありません。物差しとしては、同規模の小売業の55.9日・32.6日を当てて、滞留しているかどうかの当たりをつけられます。

属人化の量は、第16条の帳簿で実測できる

属人化の度合いを示す業界統計はありません。買取業の属人化率も、解消後の改善幅も、一次情報が存在しないため書けません。 代わりに使えるのが、どの店にも必ずある法定帳簿です。

第16条は、取引の年月日、品目及び数量、古物の特徴、相手方の住所・氏名・職業・年齢、第15条第1項でとった措置の区分を、その都度記載する義務を定めています。第18条第1項により、これが最終記載の日から3年間、営業所等に備え付けられています。

この帳簿を担当者別に並べると、3つが見えます。措置区分の選び方が人によって違わないか。古物の特徴の記載粒度が揃っているか。1万円未満の7品目が確認済みとして記録されているか。 いずれも、追加の記録を作らずに測れます。

ばらつきの大きい項目から、入力条件へ移していってください。測定と対策が同じデータの上で回るため、改善が続きます。 逆に、帳簿を見ずに研修だけを増やすと、効果を確認する手段がないまま費用が積み上がります。

潰す順序を間違えると、属人化は増える

対策を人の育成から始めると、属人化は進みます。教えられる人にしか教えられないため、できる人の稼働がさらに埋まるからです。研修の設計そのものが属人化することも起きます。

順序は、①罰則が付く分岐を入力条件にする、②査定額の承認線を決めて起票を止める、③滞留在庫の判断を経過日数に移す、④そのうえで人が判断する領域だけを育成対象にする、という並びになります。①から③は仕組みの変更なので、実行した瞬間に効きます。

④に残るのは、条文が人の判断を前提にしている領域です。第15条第3項は、不正品の疑いがあると認めるときに直ちに警察官へ申告する義務を定めています。疑うかどうかの判断と、申告するという行為は、機械には置き換えられません。第13条第3項が管理者に知識・技術・経験を求めているのも、この領域です。

属人化を全部なくすことは目的になりません。 残すべき人の判断と、消すべき人の裁量を分けたうえで、消すべき側を1つずつ入力条件へ移す。それが、この項目で実行できることのすべてです。