古物台帳の運用設計：開く前に決めるのは様式ではなく、誰がいつ書き、そこに残った個人情報を何に使わないかである

台帳の中身は開業前に確定している。決められるのは、書く場面をどこまで数えたかだけである

古物営業法第16条は、古物を受け取ったとき、または引き渡したときに、その都度帳簿等へ記載する義務を定めています。記載事項は①取引の年月日 ②品目及び数量 ③古物の特徴 ④相手方の住所・氏名・職業・年齢 ⑤第15条第1項でとった措置の区分の5つです。この5つは営業を始める前から決まっていて、店ごとに増減しません。

つまり、開業前の設計で動かせるのは記載事項ではありません。動かせるのは、記帳が発生する場面をいくつ数えたか、その場面ごとに誰が書くか、いつ締めるか、どこに置くかです。この4つを決めずに開けると、最初の1件から場面の抜けが残ります。

台帳が経理の帳簿と違うのは、記載事項に買取金額も利益も入っていない点です。法が復元させようとしているのは、いつ・何が・どんな状態で・誰から自店に入り、どうやって身元を確かめたか、という取引の経路です。警察庁の統計では、令和7年中に古物商から警察へ寄せられた不正品の申告が129件、盗品売買等防止団体への情報提供に基づく団体加盟店の届出が638件ありました。照会が成り立つのは、店側に経路の記録があるからです。

設計の出発点は、この台帳が自店の管理のための記録ではないという前提に置いてください。自店の管理簿なら、書式も締めのタイミングも自由に決められます。第16条の帳簿は、後から第三者が読む前提の記録です。

記帳は買ったときだけではない。引き渡したときにも同じ義務が走る

第16条の条文は、受け取ったときと引き渡したときの両方を対象にしています。開業前の設計でいちばん抜けるのがこの引渡し側です。買取の伝票からは受取の記帳が自然に生まれますが、売却の場面は仕入とは別の動線で流れるため、台帳の設計に含めそこねます。

引渡しが発生する先は複数あります。古物市場への出品、他の古物商への直接売却、店頭での一般消費者への販売、自社ECや外部モールでの販売です。どの経路でも第16条の対象になるかどうかを、扱う経路の数だけ先に確認してください。なお古物市場は、第14条第3項により古物商間でなければ売買・交換ができない場所です。

設計として決めるのは3点です。第一に、引渡しの記帳を誰が起こすか。買取の担当者と出品の担当者が別なら、記帳の起点も別になります。第二に、受取の記録と引渡しの記録をどの単位でひも付けるか。個体を識別する番号を自店で振らないと、同型の品が複数ある日に対応関係が切れます。第三に、まとめて市場へ出したときに1点ずつの記載をどう作るかです。

この設計は在庫の側からも効きます。買った日と引き渡した日の両方が台帳に残れば、その差が自店の在庫回転期間そのものになります。中小企業実態基本調査（令和6年確報・法人企業・小売業）では、従業者5人以下の在庫回転期間は55.9日、6〜20人は32.6日です。買取業に限った統計ではありませんが、自店の日数をこの線と比べる材料は、法定帳簿から作れます。

扱う区分を決めた時点で、台帳に載る件数がほぼ決まる

古物営業法第15条第2項第1号により、対価の総額が国家公安委員会規則で定める金額未満の取引は確認が免除され、第16条ただし書によって記帳も免除されます。その金額は施行規則第16条第1項で1万円と定められています。

ただし施行規則第16条第2項は、金額に関係なく確認と記帳が要る古物を7品目挙げています。自動二輪車及び原動機付自転車（部分品を含み、ねじ・ボルト・ナット・コード等の汎用部分品は除く）、エアコンディショナーの室外ユニットと電気温水機器のヒートポンプ、専ら家庭用コンピュータゲームに用いられるプログラムを記録した物、光学的方法により音又は影像を記録した物、電線、金属製のグレーチング、書籍です。

この7品目のうち3つは、単価が低く点数の多い商材です。ゲームソフト、CD・DVD・レコード、書籍を扱うなら、1万円未満の少額買取でも1件ずつ記帳が起きます。同じ売上をつくるのに、貴金属を扱う店の何倍の行数が台帳に積まれるかは、扱う区分を決めた時点で決まります。

したがって、台帳の設計は品目の設計と同時に行ってください。区分の選択は集客や粗利の話として語られがちですが、記帳の件数と人手を通じて運営費に直結します。警察庁の令和7年統計では、区分別の不正品申告は総数129件で、道具類37件、時計・宝飾品類31件、機械工具類22件、書籍17件でした。写真機類と金券類は0件ですが、これは申告に至った件数が0だったという意味であり、その区分が安全だという意味ではありません。

古物台帳の運用設計で、開業前に決める10項目と根拠条文

措置の区分の欄は「対面か非対面か」では足りない。条と号まで書けるようにする

第16条の5つ目の記載事項は「第15条第1項でとった措置の区分」です。確認したという事実ではなく、どの措置でしたかが記録に残る構造になっています。ここを「本人確認済」の一語で埋める設計にすると、記載事項を満たしているとは言えません。

法第15条第1項が挙げる措置は4つです。①住所・氏名・職業・年齢の確認 ②本人署名のある文書の交付を受ける ③認定を受けた電子署名つきの電磁的記録の提供を受ける ④これらに準ずる国家公安委員会規則で定める措置。④の中身は施行規則第15条第3項にあり、一号から十三号まで列挙されています。

店頭だけで営業するなら、台帳の欄は①〜④の選択で足りる場合があります。宅配やフォーム受付を1つでも入れるなら、施行規則第15条第3項の何号で運用するかを先に決め、その号番号を選択肢として欄に持たせてください。号ごとに手順も証跡も違うため、後からまとめて「④」とだけ書いた台帳は、どの手順を踏んだのかを説明できません。

記載義務の違反と虚偽記載は、法第33条第2号で同じ号にまとめられており、いずれも6月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金です。2022年の刑法改正で懲役・禁錮が拘禁刑に一本化され、2025年6月1日に施行されました。開業前に用意する社内資料が「懲役」表記のままになっていないかは、この段階で直しておいてください。

台帳は、法が3年間の保存を命じた個人情報の集積でもある

第16条④により、台帳には相手方の住所・氏名・職業・年齢が残ります。法第18条第1項は、帳簿等を最終記載の日から3年間、営業所等に備え付けることを定めています。電磁的記録の場合も3年間、直ちに書面に表示できる状態での保存が要ります。

この結果、台帳は「法令で保存を義務づけられた個人情報のファイル」という二重の性質を持ちます。個人情報保護法の側から見れば、これは個人データの集まりです。片方の法律だけを見て設計すると、保存はできているが取扱いのルールが無い、という状態になります。

個人情報保護法第21条第2項は、契約の締結に伴って書面に記載された本人の個人情報を取得する場合、あらかじめ利用目的を本人に明示することを定めています。買取の申込書や査定票で住所・氏名を書いてもらう場面が、これに当たります。明示の文面は、開業前に作る書式の一部として先に決めてください。

第17条は利用目的をできる限り特定することを定め、第18条第1項は、あらかじめ本人の同意を得ないで、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うことを禁じています。第18条第3項第1号は法令に基づく場合を除外しているため、法第16条の記帳そのものは同意の有無とは別の話です。

台帳を販促に使えるかどうかは、開業前に書く利用目的の文面で決まる

3年分の台帳には、来店した客の住所と氏名が並びます。ダイレクトメールを送りたい、キャンペーンの案内を出したい、という話は、開業して数か月で必ず出てきます。ここで参照されるのが、取得のときに明示した利用目的です。

利用目的に古物営業法上の記帳と保存しか書いていない状態で販促に使えば、第18条第1項の範囲を超えます。逆に、あらゆる用途に使えるような広い書き方をすると、第17条の「できる限り特定」に照らして具体性を欠きます。開業前に決めるのは、この2つの間のどこに線を引くかです。

提携先や本部へ顧客情報を渡す場面があるなら、第27条第1項の第三者提供の制限に当たります。同項は、法令に基づく場合などを除き、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供することを禁じています。フランチャイズや外部の買取プラットフォームを併用する計画があるなら、渡す情報の範囲と同意の取り方を、契約より前に整理してください。

本人からの請求も想定しておきます。第33条第1項は、本人が保有個人データの開示を請求できることを定めています。第32条第1項は、事業者の氏名・名称・住所、利用目的、請求に応じる手続などを本人の知り得る状態に置くことを定めています。開示の請求が来たときに、台帳のどの部分をどう出すかは、様式を作る段階で決めておくと迷いません。

漏えいと、き損・亡失は別の動線で走る。届出先も相手も違う

台帳をめぐる事故には、性質の違う2種類があります。片方は、記録が失われる事故です。法第18条第2項は、帳簿等をき損・亡失・滅失したときに、直ちに所轄警察署長へ届け出ることを定めています。伝票から復元して穴を埋める作業は、この届出の代わりになりません。

もう片方は、記録が外に出る事故です。個人情報保護法第26条第1項は、個人の権利利益を害するおそれが大きい事態が生じたときに、個人情報保護委員会規則で定めるところにより委員会へ報告することを定めています。同条第2項は本人への通知を定めています。届出先は警察署長ではありません。

紙の台帳を持ち出して紛失した場合、この2つが同時に起きます。片方の手順しか用意していないと、届出と報告のどちらかが抜けます。開業前に作る手順書では、事故の種類ごとに連絡先と時系列を分けて書いてください。

予防の側は、個人情報保護法第23条の安全管理措置です。条文は「必要かつ適切な措置」としか書いておらず、具体的な内容は事業の規模と取扱いの実態で決まります。開業時点で決められるのは、台帳を置く場所、鍵をかける範囲、持ち出しの可否、閲覧できる人の範囲の4つです。

保管場所は営業所単位で選び、閉めた後も3年残る前提で決める

法第18条第1項は、帳簿等を営業所等に備え付けることを定めています。本部にまとめて保管する運用は、この「営業所等に備え付ける」をどう説明するかという問題を生みます。営業所を複数持つ計画があるなら、店ごとの備付けをどの形で満たすかを、開業前に所轄の警察署（防犯係）へ確認してください。

法第13条第1項は、営業所および古物市場ごとに管理者を1人選任する義務を定めています。第13条第2項により、未成年者や第4条第1号から第7号の欠格事由に当たる者は管理者になれません。第13条第3項は、管理者に不正品かどうかを判断するために必要な知識・技術・経験を得させる努力義務を事業者に課しています。台帳の運用責任を誰に置くかは、この管理者の選任と合わせて決めるのが自然です。

電磁的方法で保存する場合、施行規則第19条が「国家公安委員会が定める基準を確保するよう努めなければならない」と定めています。国税関係帳簿を対象とする電子帳簿保存法とは別の法律です。名称が似ているため混同されますが、根拠条文も所管も違います。

保存期間の起算点は最終記載の日です。取引日から3年ではありません。店を閉めたあとも、最後に記載した日から3年間は台帳が残ります。物件を引き払う前提で保管場所を選ぶと、この期間の置き場所が消えます。契約期間の短い物件で始めるなら、退去後の保管先まで含めて決めておいてください。