出張買取の古物台帳の運用設計

古物台帳の運用設計の進め方・判断基準・費用の考え方は、親ページにまとめてあります。 このページでは出張買取に固有の数字と論点だけを扱います。 はじめての方は先に親ページをお読みください。

古物台帳に何を書くかは、営業を始める前から古物営業法第16条で確定しています。開業前に決める余地があるのは、書く様式ではなく、記帳が起きる場面をどこまで洗い出したか、措置の区分をどの粒度で残すか、そして3年分たまる住所・氏名・職業・年齢を何に使い、何に使わないかです。このページでは、台帳を法定帳簿と個人情報の二重の記録として設計する手順を、古物営業法・同施行規則・個人情報保護法の条文の範囲で整理します。

1. 台帳の中身は開業前に確定している。決められるのは、書く場面をどこまで数えたかだけである
2. 記帳は買ったときだけではない。引き渡したときにも同じ義務が走る
3. 扱う区分を決めた時点で、台帳に載る件数がほぼ決まる
4. 措置の区分の欄は「対面か非対面か」では足りない。条と号まで書けるようにする
5. 台帳は、法が3年間の保存を命じた個人情報の集積でもある
6. 台帳を販促に使えるかどうかは、開業前に書く利用目的の文面で決まる
7. 漏えいと、き損・亡失は別の動線で走る。届出先も相手も違う
8. 保管場所は営業所単位で選び、閉めた後も3年残る前提で決める

このほかチェック項目14点、よくある失敗、 よくある質問6件を掲載しています。