定期的な棚卸し：法定帳簿は在庫台帳ではないので、突合の相手を自分で作ることになる

法定帳簿は取引の記録であって、在庫台帳ではない

古物営業法第16条は、古物を受け取り、または引き渡したときに、その都度帳簿等へ記載する義務を定めています。記載事項は①取引の年月日 ②品目及び数量 ③古物の特徴 ④相手方の住所・氏名・職業・年齢 ⑤第15条第1項でとった措置の区分の5つです。

この5項目に、買った金額は入っていません。 受け取った日と引き渡した日が両方残るので、数量ベースの理論在庫は帳簿から組み立てられます。ところが金額が無いため、金額ベースの理論在庫は帳簿からは出てきません。棚卸しで在庫金額を確定させようとすると、この時点で別の記録が要ることになります。

もう一つ、帳簿には載らない取引があります。法第16条ただし書は「前条第2項各号に掲げる場合」を除外しており、第15条第2項第1号の免除金額は施行規則第16条第1項で1万円と定められています。つまり1万円未満の買取は、施行規則第16条第2項の7品目を除いて、帳簿に受入の記録が残りません。

低単価の商材を多く扱う店ほど、帳簿の受入記録と実際に入ってきた品物の間の差が大きくなります。法定帳簿だけを棚卸しの突合相手にすると、差異の原因を追う前に、そもそも母数が一致していない状態から始めることになります。

突き合わせる相手は3本ある。どれを主にするかを先に決める

棚卸しで並べる記録は3本です。法定帳簿、自社の在庫台帳、そして現物です。法定帳簿は数量と特徴を持ち、金額を持たず、免除取引が欠けます。自社の在庫台帳は買取金額・仕入日・売価・売却日・売却チャネルを持てますが、法令上の義務とは無関係に自分で設計するものです。

この3本のうち、どの2本を突き合わせるかで、出てくる差の意味が変わります。 帳簿と現物を突き合わせれば、照会を受けたときに説明できるかどうかが分かります。台帳と現物を突き合わせれば、資産と資金の実態が分かります。帳簿と台帳を突き合わせれば、記帳漏れと二重入力が分かります。

3本を1本にまとめられるなら、それが最も運用が軽くなります。第16条の①②③は在庫台帳が持つ項目とほぼ重なるので、④⑤を同じレコードに持たせるか、別テーブルに分けて紐づけるかを決めれば、入力は1回で済みます。分けたまま両方に手入力している店では、棚卸しのたびに帳簿と台帳の差も一緒に出てきます。

主にする記録を決めていないと、差が出たときに直す先が決まりません。実務上は在庫台帳を主にし、帳簿はそこから出力する形が扱いやすくなります。ただしその場合でも、免除取引を台帳に入れるかどうかは別途決めておくことになります。

一点物は、数量が合っていても中身が合っていないことがある

一般の小売業の棚卸しは、同じ品番が数量で積み上がる前提で成り立っています。10個あるはずの棚に9個しかなければ、1個の不足で話が終わります。どの1個かを特定する必要はありません。

買取店の在庫はそうなりません。同じ型番でも状態・付属品・使用歴が違い、値付けも1点ごとに変わります。仕入原価も1点ごとに違います。 査定額がそのまま原価になるので、同じ型番の2点が同じ金額で入っていることのほうが少なくなります。

この構造では、数量が10で一致していても、その10点が帳簿の10行と対応しているとは限りません。A という個体が消えて B という個体が記録されていないだけ、という状態でも数量は合います。 数量一致で終わる棚卸しは、金額の差を見逃します。

対応を作るには、現物に管理番号を付け、第16条の「古物の特徴」の記載を個体が特定できる粒度にしておくことになります。型番だけを書いた帳簿では、同じ型番が2点あった時点で対応が切れます。シリアル番号、傷の位置、付属品の有無まで書けるかどうかが、棚卸しの精度を先に決めています。

出典：古物営業法（昭和24年法律第108号）第14条・第15条・第16条・第18条、古物営業法施行規則（平成7年国家公安委員会規則第10号）第16条。棚卸しの頻度の業界平均と在庫差異率の平均は、公表された一次情報がないため記載しない

頻度は法令ではなく、差異が出たときに遡る取引量で決まる

棚卸しの間隔を定めた法令はありません。業界の平均的な頻度や、在庫差異率の平均についても、公表された一次情報が見当たらないため、ここでは示しません。決められるのは、何を基準に間隔を置くかという考え方のほうです。

基準になるのは、差異が出たときに遡って確認する取引の件数です。 間隔が3か月なら3か月分の受入と払出を、6か月なら6か月分を追うことになります。件数は間隔にほぼ比例して増え、原因の特定にかかる時間も同じように増えます。棚卸しを年1回にすると、作業は1回で済みますが、差が出たときの調査は最も重くなります。

遡れる範囲そのものは確保されています。法第18条第1項により、帳簿等は最終記載の日から3年間、営業所等に備え付けることになっています。電磁的記録の場合も3年間、直ちに書面に表示できる状態での保存が条件です。記録は3年分あるので、間隔を決める制約は法令ではなく作業量の側にあります。

区分による濃淡もあります。警察庁の統計では、令和7年中の古物商による不正品申告129件のうち、道具類37件、時計・宝飾品類31件、機械工具類22件で約7割を占めています。照会を受ける場面が多い区分ほど、間隔は短いほうが答えやすくなります。

全数を一度に数えるより、区分を回すほうが続く

全在庫を一度に止めて数える方式は、店を閉めるか営業時間外に人を集めることになります。回数を増やしにくいので、間隔が延び、差異の調査が重くなるという循環に入ります。区分ごとに順番に回す方式なら、1回あたりの作業量を抑えたまま間隔を短くできます。

回す単位は、古物営業法の13区分をそのまま使えます。 許可の品目区分と帳簿側の切り方が揃うので、差異が出たときに帳簿を絞り込みやすくなります。美術品類、衣類、時計・宝飾品類、自動車、自動二輪車、自転車類、写真機類、事務機器類、機械工具類、道具類、皮革・ゴム製品類、書籍、金券類の13区分です。

粒度は区分で変えます。単価が高く点数が少ない区分は全数を個体単位で。単価が低く点数が多い区分はロット単位で数え、差が出た棚だけ個体まで下ろす、という二段構えにすると回せます。金額基準で優先順位を付けると、低単価・高点数の区分がいつまでも回ってきません。

その低単価・高点数の側に、施行規則第16条第2項の7品目が入ります。自動二輪車及び原動機付自転車、エアコンの室外ユニットと電気温水機器のヒートポンプ、家庭用コンピュータゲームのプログラムを記録した物、光学的方法により音又は影像を記録した物、電線、金属製グレーチング、書籍です。この7品目は1万円未満でも確認と記帳が要るため、帳簿の行数は最も多くなりがちです。 別枠で回す設計にしておくと、帳簿との突合が現実的な作業量に収まります。

所在不明が出たとき、法令が求めているのは帳簿の届出であって品物の届出ではない

法第18条第2項は、帳簿等をき損・亡失・滅失したときに、直ちに所轄警察署長へ届け出る義務を定めています。対象は帳簿であって、在庫の品物ではありません。 棚卸しで品物の所在が分からなくなったこと自体は、この届出の対象ではありません。

法第15条第3項の申告義務も、不正品の疑いがあると認めるときのもので、所在不明そのものを対象にしていません。つまり、棚卸しで1点足りないという事実だけを取り出すと、直ちに発生する法令上の手続きはありません。

残るのは、帳簿に引渡しの記録が無いのに現物も無い、という説明のつかない状態です。 ここが実務上の問題になります。令和7年中、盗品売買等防止団体への情報提供に基づく団体加盟店の届出は638件、古物商による不正品申告は129件でした。照会を受けたときに答えるのは帳簿と現物の対応であり、所在不明を残したままの帳簿では答えられません。

所在不明が出たら、原因を4つに分けて潰す手順を先に決めておきます。①受入の記帳漏れ ②払出の記録漏れ ③個体識別の不備で同定できていないだけ ④現物の亡失。①から③は運用で消えます。④に該当し、盗難の疑いがあるなら警察への相談に進みます。分類せずに台帳の数字だけを現物に合わせて書き換えると、次の棚卸しでも同じ差が出ます。

買取店で最も出やすい差異は、古物市場へ出した分の払出記録

法第14条第3項により、古物市場では古物商間でなければ売買・交換ができません。古物市場は一般消費者向けの販売とは別の経路であり、店頭のレジも自社ECの受注も通りません。この経路を通った在庫は、販売側のシステムに記録が残らないまま店から出ていきます。

古物市場への売却は、粗利を落とす代わりに現金化までの日数を短くする手段として使われます。使う頻度が高い店ほど、払出の記録が販売システムの外に溜まります。棚卸しで「帳簿には受入があるが現物が無い」という差が出たとき、まず疑うのはこの経路です。

法第16条の記載義務は、受け取ったときだけでなく引き渡したときにもかかります。古物市場へ出した分も帳簿への記載事項です。帳簿には書いてあるのに在庫台帳から落ちていない、という形の差もここから出ます。

対処としては、市場へ出す品物を1点ずつ管理番号で払い出す運用にします。まとめて出す場合でも、出した番号の一覧を残せば、後から帳簿の行と突き合わせられます。梱包の段階で番号を控えないと、後から復元する方法がありません。

数えた結果を回転日数に変換しないと、次の判断につながらない

棚卸しで得られるのは期末の棚卸資産です。これを売上原価と組み合わせると、在庫回転率と在庫回転期間が出ます。中小企業実態基本調査（令和6年確報／法人企業・小売業）では、小売業全体の在庫回転率は10.90回・在庫回転期間33.5日、従業者5人以下では6.53回・55.9日、6〜20人では11.19回・32.6日です。

同じ調査で、粗利率は5人以下31.7%、6〜20人31.2%とほぼ同じです。ところが営業利益率は5人以下0.2%に対して6〜20人1.5%で、7倍以上の差があります。粗利を取れていないのではなく、在庫が現金に戻る速度で差がついています。 棚卸しを回転日数に変換する意味はここにあります。

買取業に限定した統計ではないため、適正値としては使えません。古物市場への即売却を多用する事業者は回転が速く出ます。使えるのは物差しとしてで、在庫回転期間が56日を超えているなら同規模の小売業平均より滞留している、という線を引くことはできます。

区分別に出すと、次の手が決まります。全体が60日でも、書籍が20日で時計・宝飾品類が150日なら、打つ手は区分ごとに違います。棚卸しを全体の1つの数字で終わらせると、この分解ができません。

棚卸資産の評価方法と税務の扱いは、この記事では決めない

会計・税務上の棚卸資産の評価方法の選定や、評価損の損金算入の要件については、参照できる一次情報を持っていないため、ここで断定はしません。金額の付け方は顧問税理士に確認する領域です。

決められるのは、数え方と記録の作り方までです。税理士に持ち込む材料は自分で作ることになります。 個体単位で①仕入日 ②買取金額 ③現物の所在 ④売却実績の4つが揃っていないと、相談そのものが成立しません。

買取業では、この4つのうち②が特に重要になります。仕入原価が査定額そのものであるため、原価は取引先との交渉ではなく自店の判断で決まっています。原価の記録は法定帳簿に無く、自社の台帳にしか存在しません。 台帳を持っていない店は、期末に金額を再構成する作業から始めることになります。

棚卸しの日付と会計期間の関係、期中の受払をどう扱うかも、税理士と決める項目です。ここで決めておくと、棚卸しの実施日を営業の都合だけで動かせなくなる代わりに、毎期同じ条件で比較できるようになります。