古物商の帳簿と税務調査：古物台帳は税務のための帳簿ではない

古物台帳は盗品対策のための記録で、税務のためではない

古物営業法の記帳義務は、盗品等の流通防止という法律の目的から来ています。誰から何を受け取ったかを追跡できる状態にしておくための記録です。

税務で求められるのは、その取引が実際にあったこと、金額が正しいこと、経費として妥当であることを示す記録です。目的が違うため、同じ帳簿で両方を満たせるとは限りません。

古物台帳を作っているから経理も大丈夫だと考えていると、調査の場で不足が出ます。逆に会計ソフトに入力しているから古物台帳は不要、というのも成り立ちません。両方が要ります。

実務上は、同じ取引を二重に記録することになります。項目を揃えておけば転記の手間は減らせますが、片方で他方を代替することはできないと理解しておいてください。

法定帳簿に何を書くかは、条文で決まっている

古物営業法第16条は、売買または交換のため、あるいはその委託により古物を受け取り、または引き渡したときに、その都度次の事項を帳簿等に記載するか電磁的方法で記録することを義務づけています。

記載事項は5つです。①取引の年月日 ②古物の品目及び数量 ③古物の特徴 ④相手方の住所、氏名、職業及び年齢 ⑤第15条第1項の規定によりとった措置の区分。⑤は本人確認をどの方法で行ったかを指します。

「その都度」とある点が重要です。月末にまとめて書くことは想定されていません。取引のたびに記録する運用にしておく必要があります。

帳簿でなく電磁的方法による記録でも構いません。システムで管理する場合も、記載事項が5つとも入っているかを確認してください。

保存期間は3年。ただし税務が求める期間とは別

古物営業法第18条第1項は、帳簿等を最終の記載をした日から3年間、営業所または古物市場に備え付けることを義務づけています。電磁的記録の場合も、記録をした日から3年間、直ちに書面に表示できる状態で保存する必要があります。

この3年は古物営業法上の期間です。税務上の保存期間はこれとは別に定まっています。 古物営業法の3年が過ぎたからといって、税務書類まで処分してよいことにはなりません。

また第18条第2項により、帳簿等をき損し、亡失し、または滅失したときは、直ちに営業所の所在地の所轄警察署長に届け出る義務があります。紛失を黙っていると、この届出義務の違反が加わります。

電磁的方法で記録している場合、システムの障害やデータ消失も「滅失」にあたりえます。バックアップの体制は、法令上の義務を果たすための備えでもあります。

古物台帳と税務の記録の違い

1万円未満なら記帳も省ける。ただし7品目は例外

第16条にはただし書があり、第15条第2項各号に掲げる場合は記載を要しないとされています。つまり本人確認が免除される取引は、記帳も免除されます。

本人確認が免除される金額は、古物営業法施行規則第16条第1項により1万円未満と定められています。法律ではなく規則で定まる数字です。

ただし同条第2項に例外があります。次の古物は、金額に関係なく確認が必要であり、したがって記帳も必要です。①自動二輪車及び原動機付自転車（汎用性の部分品を除く部分品を含む）②エアコンディショナーの室外ユニット及び電気温水機器のヒートポンプ ③専ら家庭用コンピュータゲームに用いられるプログラムを記録した物 ④光学的方法により音又は影像を記録した物 ⑤電線 ⑥グレーチング（金属製のものに限る）⑦書籍。

ゲームソフト、CD・DVD、書籍を扱う店は、少額買取でも毎回確認と記帳が要ります。 単価が低く点数が出る商材ほど作業量が増える構造で、税務上の記録も同じ件数だけ発生します。

買取業は現金仕入なので、仕入の実在が問われやすい

買取業は客にその場で現金を渡します。振込の記録が残る取引と違い、支払った事実を通帳で示せません。 ここが税務上の弱点になります。

仕入が実在したことを示す材料は、古物台帳の記載、本人確認の記録、買取伝票、在庫としての現物、そしてその後の売却記録です。一連がつながっていれば説明できますが、どこかが欠けると立証が難しくなります。

特に、本人確認が免除される1万円未満の取引は記帳も免除されるため、記録が薄くなりがちです。法令上は残さなくてよくても、税務上は仕入の根拠が要ります。 免除される取引でも自社の伝票は残す運用にしておくほうが安全です。

現金の出納と在庫の増減が対応していることも確認できる状態にしておきます。現金が減って在庫が増えている、その在庫が売れて現金が戻っている、という流れが追えるかどうかです。

記帳の不備には、法令側の罰則もある

第33条第2号により、第16条または第17条に違反して必要な記載や電磁的方法による記録をせず、または虚偽の記載・記録をした者は、6月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金です。

同条第1号により、第18条第1項の帳簿備付け義務に違反した場合も同じ罰則です。書いていない場合だけでなく、3年間備え付けていない場合も対象になります。

第18条第2項の届出義務に違反した場合、または虚偽の届出をした場合も同条第3号で同じ罰則です。

さらに第35条第3号により、第22条第1項による立入りまたは帳簿等の検査を拒み、妨げ、または忌避した者は10万円以下の罰金です。警察の立入検査に応じないという選択肢はありません。

なお「懲役」ではなく「拘禁刑」です。2022年の刑法改正で懲役と禁錮が一本化され、2025年6月1日に施行されました。

在庫の評価は、決算書と資金調達の両方に効く

買い取った品物は棚卸資産として計上されます。この評価が、税務上の所得計算にも、金融機関の見る決算書にも影響します。

中小企業実態基本調査（令和6年確報・令和5年度決算実績）から小売業の在庫回転を計算すると、法人企業全体で33.5日、従業者5人以下では55.9日でした。滞留が長いほど期末の棚卸資産は膨らみます。

在庫が膨らんだ状態の決算書は、資金調達の場面でも見られます。信用保証協会の保証料率は、CRDを用いた決算書の財務評価に定性要因を加味して9区分から決まり、責任共有の場合で年率0.45%から1.90%です。評価ロジックは公表されていないため断定はできませんが、決算書が評価の入口であることは確かです。

帳簿を整えることは、税務のためだけではありません。在庫の実態を正しく把握できる状態にしておくことが、資金調達の条件にも関わってきます。