決算・確定申告：作業量は期末ではなく、期中に何を1点単位で記録したかで決まる

決算の作業量は、期末の1ヶ月ではなく期中の記録の単位で決まっている

決算が期末に集中して終わらない店は、期末の処理が遅いのではなく、期中に決算で必要な単位で記録していません。買取業で決算に必要な単位は、1点ごとの取得日と取得価額です。ここが揃っていれば期末の作業は突合だけで済み、揃っていなければ棚卸のたびに原価を推定し直すことになります。

推定し直す作業がなぜ発生するかというと、買取業の仕入は自社の査定で決まるためです。一般の小売業は同じ商品を同じ卸値で継続して仕入れるので、期末在庫の評価は単価×数量で足ります。買取業は同じ型番の商品でも、状態、付属品の有無、持ち込まれた時期によって査定額が変わります。単価が1点ごとに違います。

この違いを吸収するために、カテゴリ単位の金額だけで在庫を持つ店があります。金額は合いますが、どの在庫がいつ入ったかが分からなくなるため、滞留の把握ができません。決算のためには足りていても、経営の判断材料にはなりません。

記録の単位を決めるのは期首です。期中に変えると、変更前後で在庫の性格が変わり、比較ができなくなります。期首の時点で、点ごとに持つのか、カテゴリ単位で持つのかを決め、その理由と方法を書き残しておいてください。

売上原価は1点ずつ違う。平均で丸めると滞留が見えなくなる

買取業の売上原価は、その1点を買い取ったときの査定額です。同じ商品名で棚に3点あっても、原価が3通りある状態が普通です。原価を平均で丸めると、決算書の売上原価の合計は合いますが、どの取引で粗利が取れてどの取引で取れなかったかが分からなくなります。

粗利率の水準を確認する物差しはあります。中小企業庁「中小企業実態基本調査 令和6年確報（令和5年度決算実績）」の法人企業・小売業では、粗利率が小売業全体29.8%、従業者5人以下31.7%、6〜20人31.2%です。買取業に限定した統計ではありませんが、30%を下回っていれば同規模の小売業平均を下回っているという判断はできます。

同じ調査で営業利益率は小売業全体2.4%、5人以下0.2%、6〜20人1.5%です。粗利率はほぼ同じなのに営業利益率が7倍以上違います。差は在庫が現金に戻る速度で、在庫回転期間は5人以下55.9日、6〜20人32.6日です。決算書で粗利率だけを見ると、この差が見えません。

原価を点ごとに持っておくと、期末に「何日前に買った在庫がいくら残っているか」を金額で出せます。仕入日から30日、60日、90日、180日で区切って集計すれば、決算書に出てくる棚卸資産の内訳が滞留の分布として読めます。同じ金額でも中身がまったく違います。

実地棚卸で数えるものと、法定帳簿に載っているものは一致しない

古物営業法第16条は、古物を受け取ったとき・引き渡したときに、その都度、取引の年月日、品目及び数量、古物の特徴、相手方の住所・氏名・職業・年齢、第15条第1項でとった確認措置の区分を帳簿等に記載することを義務づけています。第18条第1項により、最終記載の日から3年間、営業所等に備え付けます。

この帳簿には、相手方の情報という会計に不要な項目が入っています。一方で、原価としての査定額、販売先、販売価格は法定の記載事項ではありません。つまり法定帳簿だけでは決算の材料になりません。逆に、会計データだけでは第16条の記載事項を満たしません。両方が要ります。

さらに、法定帳簿に載らない在庫があります。第15条第2項により、対価の総額が国家公安委員会規則で定める金額未満の取引は確認の対象から外れます。金額は施行規則第16条で1万円と定まっています。ただし同条第2項の7品目、具体的には書籍、家庭用コンピュータゲームのプログラムを記録した物、光学的方法により音又は影像を記録した物などは、1万円未満でも確認が外れません。

実地棚卸では、確認が要る品も要らない品も同じ棚に並んでいます。数えるときに区別しないと、決算のあとで法定帳簿の記載漏れを探すときに、どの在庫を照合すればよいのかが分かりません。棚卸の集計表に、7品目に該当するかどうかの列を1つ足しておくと、この照合が1回で済みます。

出典：古物営業法（昭和24年法律第108号）第15条・第16条・第18条、古物営業法施行規則第16条 e-Gov法令検索／電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（平成10年法律第25号）第4条・第7条。保存要件は財務省令で定まるため条文だけで確定させないこと

電子取引の記録は、古物市場とネット販売の分だけ別に残る

販売の一部をネットに出している店では、記録の置き場所が分散します。電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）の第7条は、所得税および法人税に係る保存義務者が電子取引を行った場合に、その取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないと定めています。第4条は国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存を定めています。

具体的な保存要件は財務省令で定まるため、条文だけで要件を書き切ることはできません。どの形式で、どの検索条件を備えて残すかは、国税庁の公表資料と顧問税理士で確認してください。ここを条文の読みだけで決めると、決算のときに要件を満たさない形で溜まっていた、という事態になります。

分散の規模は業種によって違います。経済産業省・総務省「経済センサス-活動調査」（令和3年）では、事業所数ベースでインターネット販売を行う割合が中古電気製品小売業29.3%、中古品小売業（骨とう品を除く）27.0%、古本小売業18.5%、骨とう品小売業17.6%、中古自動車小売業14.3%です。3割近い事業所が何らかの形でネットに出しています。

一方で、年間商品販売額に占めるインターネット販売の割合は骨とう品小売業17.1%、中古品小売業（骨とう品を除く）14.6%、中古電気製品小売業14.5%です。やっている事業所は3割近いのに、売上に占める比率は15%前後です。金額としては小さくても、記録の要件は同じようにかかります。売上規模で判断して記録を後回しにしないでください。

申告の期限と提出物は事業形態で変わる。この記事では断定しない

申告の期限、提出する書類、適用できる制度は、個人事業か法人か、課税事業者か免税事業者か、青色申告か白色申告かによって変わります。税率、課税所得の判定基準、青色申告の控除額は税制改正の影響を受けます。この記事では具体的な率、金額、期日を書きません。

確認先は所轄の税務署と顧問税理士です。国税庁のウェブサイトには手引きと様式が公開されています。一般向けの解説記事を出発点にすると、対象としている事業形態が自社と違っていても気づけません。自社の形態を先に確定させてから、その形態向けの資料を読む順番にしてください。

混同しやすいのは、古物営業法側の届出と税務側の届出です。営業所の変更、管理者の変更、取り扱う古物の区分の変更は、公安委員会への届出の対象です。税務署への届出とは別の手続きで、片方を出したからもう片方が済むことはありません。所轄警察署の生活安全課で古物営業法側を確認してください。

税理士に古物営業法の判断を求めないことも、実務上は重要です。税理士は古物営業法の所管ではないため、第16条の記載事項が満たされているかどうかを判断する立場にありません。会計と税務の判断、記帳と保存の適否は、確認先を分けて進めてください。

決算書ができたら、税額より先に在庫回転期間を出す

決算書が出てきたときに最初に見るべきは、税額ではなく在庫回転期間です。売上原価を期末の棚卸資産で割れば在庫回転率が出ます。365日をこの回転率で割れば回転期間が日数で出ます。中小企業実態基本調査の法人企業・小売業では、在庫回転率が小売業全体10.90回、従業者5人以下6.53回、6〜20人11.19回です。

日数に直すと、小売業全体33.5日、5人以下55.9日、6〜20人32.6日です。自店の回転期間が56日を超えていれば、同規模の小売業平均より滞留していることになります。粗利率が30%を上回っていても、回転が遅ければ営業利益率は0%台に落ちます。この2つは同時に見る必要があります。

回転期間が悪い年は、原因が2つのどちらかに分かれます。買った量が多すぎたのか、売る速度が落ちたのかです。切り分けるには、期中の月別買取金額と月別売上を並べます。買取金額が伸びた月の3ヶ月後に売上が伸びていなければ、入口側の判断で在庫が増えたことになります。

この作業を決算のたびに行うと、翌期の買取の上限を金額で決められるようになります。決算は税額を確定させる作業であると同時に、翌期にいくらまで買ってよいかを決める作業でもあります。税理士から決算書が届いた日に、この2つの数字だけは自分で出してください。

翌期の記帳ルールは、今期の決算でつまずいた場所から逆算して決める

決算作業のなかで時間を食った工程を、終わった直後に書き出します。実地棚卸で原価が分からなかった在庫の点数、法定帳簿と会計データの突合で合わなかった件数、電子取引の記録を探し直した回数、この3つが典型です。記憶が残っているうちに残しておくと、翌期の記帳ルールに落とせます。

落とし方は、記録の入口を1つにすることです。古物営業法第16条の記載事項は法定なので削れません。この記載事項を満たす形で入力し、そこに査定額と販売先を足しておけば、会計側へ渡すデータが同じ入力から生成できます。二度入力していると、必ず片方が遅れます。

共通のキーも決めておきます。取引の年月日と品目は法定帳簿と会計の両方に出てきます。この2つに自店の管理番号を足して、在庫台帳、法定帳簿、会計データを同じ番号で結んでおけば、決算期の突合が番号の照合だけで終わります。

ルールを変えた期は、変更点と変更した日付を残しておいてください。前期と比較するときに、数字の変化が実態の変化なのか記帳方法の変化なのかを切り分けられます。切り分けができないと、翌々期に同じ議論をやり直すことになります。